NB: Kliek hier vir ons MOET-WEET dokument oor dieselrabat-eise. Lees dit asseblief aandagtig!

Kliek hier om meer oor dieselmeters te lees

Hierdie produk is ontwerp om die uitreiking en aantekening van diesel by die tenk te beheer. Dit vereis ‘n behoorlik gemagtigde bestuurder (drywer) en ‘n identifiseerbare voertuig voordat dit sal toelaat dat diesel gepomp word. Bykomend kan dit ‘n opsionele kostesentrum vereis – byvoorbeeld iets soos ‘n boerderyvertakking of ‘n spesifieke aktiwiteit of bewerking. Hierbenewens kan u ook ‘n vierde drukknoppie gebruik wat dan ‘n spesifieke blok of landery kan identifiseer. U kan wel ook hierdie aspekte agterna in die sagteware aanspreek as u voel dat werkers dit nie sinvol sal kan doen nie.

Die stelsel gebruik Dallas drukknoppies (i-buttons) om bestuurders, voertuie en kostesentrums te identifiseer. Ons gebruik oor die algemeen geel vir bestuurders, blou vir voertuie, groen vir kostesentrums of aktiwiteite, en oranje vir landerye of blokke.

Die hart van die stelsel is ‘n elektroniese beheerkas, wat data stoor en ook beheer oor die skakelkas uitoefen om ‘n pomp aan te skakel of ‘n elektriese klep oop te maak ten einde diesel vry te stel. Die beheerkas bevat ‘n SD-kaart vir databerging, en data word periodiek met ‘n USB datastokkie (“flash disk”) na u rekenaar oorgedra.

Wanneer die data op u rekenaar oorgelaai is, kan u dit redigeer of wysig deur bykomende velde soos landerynommer, kostegroepe en kosteklasse by te werk. Dit laat ook die byvoeg van handrekords toe, byvoorbeeld waar dieselkarretjies gebruik word, of waar u langs die pad by ‘n gewone vulstasie diesel sou ingooi.

Die stelsel doen ook voorraadbeheer, deur die inlees van dieselaankope en periodieke voorraadvlak-aanpassings (“dip stick readings”) ten einde te kontroleer dat alle aangekoopte diesel tot in ‘n voertuig se tenk bevestig kan word. Die stelsel kan ook opgestel word om u te waarsku as die tenk begin leeg word, sodat u betyds diesel kan bestel.

Die stelsel voorsien ‘n verskeidenheid van verslae, onder andere ‘n volledige logboek wat presies volgens SARS se vereiste uitleg opgestel is, sowel as ‘n opsommende dieselrabatverslag wat u kan gebruik by die invul van die BTW201 vorm.

Alle data en verslae kan na ‘n komma-begrensde datalêer (“CSV file”) uitgevoer word vir verdere verwerking in Excel, Open Office of wat ookal u gebruik. Alle verslae kan ook direk na PDF-formaat uitgevoer word met die oog daarop om dit te e-pos.

Let asseblief daarop dat SARS meer en meer daarop aandring dat handgeskrewe logboeke PER VOERTUIG bygehou word wat rekord hou van dieselhervullings sowel as ritte van elke voertuig. Ons het gevolglik die logstaat hieronder geskep met die oog daarop dat die sagteware dit op aanvraag kan druk, en u dit dan in die veld kan gebruik. Kliek op die logstaat om ‘n groter weergawe te sien.

NB: Kliek hier vir ‘n volledige dokument oor dieselrabat-eise en SARS se siening van die saak. BAIE BELANGRIK!!

Daar is geweldige druk op SARS om inkomste vir die staat te verkry, en ook om enige “lekkasies” van inkomste toe te stop. Die hele storie rondom die dieselrabat is slegs een van SARS se inisiatiewe in hierdie verband, en ons verwag dat dinge in ‘n verswakte ekonomie net gaan vererger.
Op die ou einde moet u self ‘n besluit neem of die bykomende administrasie die moeite werd is, gegewe die bedrag aan dieselrabat wat u kan eis. U moet dus bepaal of die administrasie en irritasie meer as die rabat-eis werd is, en dan ‘n besigheidsbesluit neem. Volgens ons ervaring is die oefening uit ‘n koue Rand-en-sent oogpunt wel gewoonlik die moeite werd, maar hierdie besluit moet u self neem, veral omdat die waarde van irritasie nie maklik bereken kan word nie.
Die volledige proses rondom ‘n suksesvolle rabat-eis gaan dus in die toekoms uit die volgende bestaan:

• Daaglikse of weeklikse logstate PER VOERTUIG, met die hand ingevul. Ons voorsien ‘n blanko formaat hiervan wat reeds in die veld getoets is (sien voorbeeld hieronder). Hierdie dokument, tesame met die aankoopbewyse (fakture), vorm dan die sogenaamde brondokumentasie vir u rabat-eis, en Africlock dien dus slegs as gemaklike metode om die finale dieserabat-eis in ‘n aanvaarbare formaat daar te stel;
• Die normale proses van dieseltransaksies uit die hooftenk en/of enige dieselkarretjies, wat u reeds in Africlock doen, gaan onveranderd voort. Dit word dus nie in detail hier herhaal nie. Lees asseblief ook die stukkie handleiding oor goeie praktyk wat op die hoofskerm van die dieselprogram beskikbaar is. Ons ervaar baie probleme om gebruikers sover te kry om die werk hieraan verbonde nougeset te doen, en buiten vir die feit dat dit baie moeilik is om die goed maande of selfs jare later te kan uitsorteer, skiet u uself eintlik in die voet met foute wat onder druk gemaak word wanneer ‘n oudit u tref;
• Slegs indien SARS dit so vereis (hierdie sal waarskynlik van streek tot streek en van inspekteur tot inspekteur wissel) moet u dan die handgeskrewe logstate in Africlock inlees. Volgens ons behoort hierdie nie ‘n vereiste te wees nie, maar streng volgens die letter van die wet is SARS waarskynlik by magte om dit te vereis. Die dieselrabatverslae wat Africlock druk, is ontwerp om MET of SONDER hierdie data te kan werk. Sonder die logstate gee Africlock dus ‘n “opsommende” dieselrabatverslag wat slegs elke tenkvulling aandui. Met logstate ingelees, sal die verslag dan die onderskeie ritte op die regte plekke in die verslag invoeg (‘n stel ritte tussen hervullings).

Ons verwag dat daar by ‘n dieseloudit na die geskrewe logstate gekyk gaan word, met die doel om te kyk of die prentjie realisties is – die diesel tydens ritte verbruik moet dus min of meer die volgende hervulling regverdig. Verder sal gekyk word of die hervullings wat op die logstate ingevul is, ooreenstem met dit wat op die dieselrabatverslag vertoon word – nie meer nie, en nie minder nie. Ons wil dus voorstel dat u reeds op ‘n gereelde basis self die logstate vergelyk met wat in Afriklok se rekords verskyn, sodat aanpassings vroegtydig gemaak kan word waar nodig.